مدیر سامانه: وارد کردن گروهی کاربران از Excel

در بسیاری موارد نشریاتی که قبلا از سایر سامانه‌ها استفاده می‌کرده‌اند و به هر دلیل هم اکنون از سینا وب استفاده می‌کنند، می‌توانند با انتخاب این گزینه تمامی اطلاعات کاربران خود را  در  سامانه نشریه ثبت کنند.

در صورتی که یک اکسل از نویسندگان یا داوران خود دارید، با استفاده از این بخش می‌توانید اطلاعات همه آنان را وارد سیستم کنید و به صورت گروهی سطح دسترسی آنان را تعیین کنید.

برای این منظور ابتدا وارد نقش مدیر سامانه شوید. سپس گزینه وارد کردن گروهی کاربران از اکسل را انتخاب کنید.

روی choose file  کلیک و فایل اکسل حاوی اسامی کاربران را انتخاب کنید، سپس روی ورود اطلاعات کلیک کنید.

اطلاعات فیلدهای فایل Excel را با اطلاعات مورد نیاز تطبیق دهید. برای مثال مشخص کنید محتوایی که باید در بخش پست الکترونیکی سایت قرار گیرد در کدام ستون اکسل قرار دارد. اطلاعات سطر اول اکسل روبه‌روی هر بخش به شما نمایش داده می‌شود و می‌توانید از بین آن‌ها انتخاب کنید.

·        به همه کاربران نقش داور داده شود: در صورتی که می خواهید به همه کاربران نقش داور داده شود این گزینه را فعال کنید.

·        در صورت وجود کاربر در سامانه، اطلاعات کاربر به‌روزرسانی شود: ممکن است در اکسل شما ایمیل کاربران قدیمی سایت موجود باشد. در این صورت با فعال کردن این گزینه اطلاعات موجود در اکسل جایگزین اطلاعات قدیمی می‌شود.

·        ایمیل ثبت‌نام در سامانه برای کاربران جدید ارسال شود: با فعال کردن این گزینه نام کاربری و رمز عبور برای همه کاربران ارسال می‌شود.

درصورتی که همه بخش‌ها را تکمیل کردید، روی گزینه پیش‌نمایش کلیک کنید.

در این صفحه اطلاعات موجود در اکسل به شما نمایش داده می‌شود. تمامی اطلاعات را بررسی کنید. ضمناً در این ستون مشخص می‌شود که اطلاعات جدید هستند یا از قبل در سامانه وجود داشته‌اند.

   با کلیک روی ذخیره اطلاعات کاربران جدید در سامانه ثبت می شود.

راهنمای تصویری

برای مشاهده یک راهنمای تصویری کوتاه این‌جا کلیک کنید یا لینک زیر را در نوار آدرس مرورگر وارد کنید.

https://www.aparat.com/v/sge1uqe?playlist=12087386 

نکات قابل توجه

·        توجه داشته باشید لازم نیست تمامی بخش‌ها را تکمیل نمایید. بخش‌های اجباری فرم فقط نام، نام خانوادگی، آدرس ایمیل است، البته هر چه اطلاعات کامل‌تر باشد، در آینده برای ارتباط با کاربران مشکلات کمتری خواهید داشت.

·        در صورت امکان فایل اکسل را مانند فرم ثبت نام درست کنید. برای این منظور روی گزینه ثبت نام کلیک کنید و فیلدهای فایل اکسل را به مانند این فرم تهیه کنید.

·        مطمئن شوید ایمیل‌های وارد شده در فایل درست است.

·        حتی الامکان موضوع و حوزه تخصصی افراد را مشخص کنید.

پرسش و پاسخ

1ـ چگونه می‌توانم لیست بزرگی از کاربران را یکباره به سامانه اضافه کنم؟

پاسخ: وارد نقش مدیر سامانه شوید، روی گزینه وارد کردن گروهی کاربران از اکسل کلیک کنید. فایل اکسل حاوی اطلاعات کاربران را آپلود کنید.

2ـ چه اطلاعاتی در فایل اکسل ضروری است؟

پاسخ: حداقل اطلاعات لازم شامل نام، نام خانوادگی و آدرس ایمیل است.

3ـ نشریه ما قبلاً از سامانه دیگری استفاده می‌کرد و اکنون به سیناوب منتقل شده است. چگونه می‌توانم اطلاعات تمام کاربران قبلی را منتقل کنم؟

پاسخ:

- اطلاعات کاربران را از سامانه قدیمی export کنید.

- فایل اکسل را مطابق فرمت سیناوب تنظیم کنید.

- وارد نقش مدیر سامانه شوید، روی گزینه وارد کردن گروهی کاربران از اکسل کلیک کنید. فایل اکسل حاوی اطلاعات کاربران را آپلود کنید.

4ـ چرا فایل حاوی اطلاعات کاربران آپلود نمی‌شود؟

پاسخ:

  - فرمت فایل باید xlsx یا xls باشد.

  - حجم فایل نباید بیش از حد مجاز باشد.

  - از کاراکترهای استاندارد استفاده کنید.

ـ قبل از import اصلی، با فایل کوچک تست کنید.