مدیر سامانه: تنظیمات نشریه: تنظیمات اصلی: تعریف پستهای الکترونیکی نشریه
این بخش یکی از مهمترین قسمتها برای ارتباطات مجله است. سه نوع ایمیل را باید تنظیم کنید:
· پست الکترونیکی اصلی مجله: آدرس ایمیل رسمی و عمومی مجله (مثال: info@journal.com). این ایمیل معمولاً در صفحه «تماس با ما» درج میشود و تمام ایمیلهای اطلاع رسانی سامانه از طریق این ایمیل ارسال میشود.
· پست الکترونیکی پشتیبانی نشریه: آدرس ایمیلی که کاربران برای مشکلات فنی، مانند مشکل در ورود به سامانه یا آپلود مقاله، با آن تماس میگیرند. در صورتی که فردی فرم تماس با ما را تکمیل کند، ایمیل اطلاع رسانی به ایمیلی ارسال میشود که در این بخش قرار میدهید.
· پست الکترونیکی برای دریافت رونوشت (CC) نامهها: آدرس ایمیلی که به طور خودکار یک کپی از تمام نامههای ارسالی سامانه، مانند اعلام دریافت مقاله، نتایج داوری و...، را دریافت میکند. این کار برای بایگانی و نظارت بر مجله بسیار مفید است. رونوشت ایمیلهایی که به داور و سردبیر ارسال میشود، به این ایمیل هم فرستاده میشود.
توصیه بسیار مهم درباره ایمیلها:
حتماً از ایمیلهای اختصاصی مجله برای مثال info@yourjournal.ir استفاده کنید. از استفاده از ایمیلهای شخصی سردبیر یا اعضای هیأت تحریریه خودداری کنید، زیرا با تغییر افراد دسترسی به ایمیلهای قدیمی از دشوار یا غیرممکن و پیگیری امور مجله با مشکل مواجه میشود.
پرسش و پاسخ:
1ـ تفاوت بین سه نوع ایمیل اصلی، پشتیبانی و رونوشت (CC) چیست؟
پاسخ:
- ایمیل اصلی: برای ارسال اطلاعرسانیهای سامانه و نمایش در تماس با ما
- ایمیل پشتیبانی: برای دریافت مشکلات فنی کاربران
- ایمیل رونوشت: برای دریافت کپی از تمام ایمیلهای ارسالی سامانه
2ـ آیا میتوانم از ایمیل شخصی برای این تنظیمات استفاده کنم؟
پاسخ: خیر، توصیه میشود حتماً از ایمیلهای اختصاصی مجله استفاده کنید تا با تغییر افراد، دسترسی به ایمیلهای قدیمی از دست نرود.
3ـ اگر ایمیل پشتیبانی را تنظیم نکنم، چه اتفاقی میافتد؟
پاسخ: کاربران در صورت بروز مشکلات فنی نمیتوانند با نشریه تماس بگیرند و فرم تماس با ما کارایی نخواهد داشت.
4ـ آیا میتوانم چندین ایمیل برای دریافت رونوشت تنظیم کنم؟ و چه کسانی باید به این ایمیل دسترسی داشته باشند؟
پاسخ:
- در حال حاضر فقط یک ایمیل برای CC درج میشود.
- این ایمیل باید در اختیار مدیر سامانه و سردبیر قرار گیرد.
- میتوانید از forward اتوماتیک به چند ایمیل استفاده کنید.
- یا از یک ایمیل گروهی استفاده کنید که به چند نفر ارسال شود.
5ـ برای مدیریت بهتر، چه نوع درخواستهایی باید به هر ایمیل ارسال شود و چه کسی باید هر صندوق را مدیریت کند؟
پاسخ:
- ایمیل اصلی: کارشناس نشریه (برای مکاتبات عمومی)
- ایمیل پشتیبانی: مسئول فنی، مدیر سامانه با کارشناس نشریه (برای مشکلات سامانه)
- ایمیل رونوشت: سردبیر و مدیر سامانه (برای نظارت)