امور فنی

راهنمای جامع عیب‌یابی و رفع مشکل ارسال ایمیل در سامانه نشریات علمی سیناوب

راهنمای جامع عیب‌یابی و رفع مشکل ارسال ایمیل در سامانه نشریات علمی سیناوب

مقدمه:
ارسال ایمیل یکی از حیاتی‌ترین فرآیندها در چرخه مدیریت نشریات علمی است که شامل ارسال لینک فعال‌سازی حساب کاربری، بازیابی رمز عبور، اطلاع‌رسانی به نویسندگان و داوران و سایر مکاتبات سیستمی می‌شود. در صورتی که کاربران در هنگام ثبت‌نام یا بازیابی رمز عبور با خطای «مشکل در ارسال ایمیل» مواجه شوند، یا در حین انجام فرآیندهای وابسته به ایمیل با خطای ۵۰۴ (Gateway Timeout) روبرو گردند، نشان‌دهنده اختلال در ارتباط سامانه با سرویس‌دهنده ایمیل است. این راهنما به شما کمک می‌کند تا ریشه مشکل را یافته و آن را برطرف نمایید.

گام اول: دسترسی به بخش تنظیمات ارسال ایمیل

برای شروع عیب‌یابی، مدیر سامانه باید وارد پنل مدیریت شده و مسیر زیر را به دقت طی کند:

  1. ورود به پنل مدیر سامانه
  2. انتخاب گزینه تنظیمات نشریه
  3. کلیک روی تب یا گزینه تنظیمات بیشتر
  4. انتخاب بخش تنظیمات ارسال ایمیل

در این بخش، چند حالت برای پیکربندی ایمیل وجود دارد که باید بر اساس تنظیمات فعلی نشریه، مراحل عیب‌یابی مربوط به آن را دنبال کنید.

گام دوم: عیب‌یابی بر اساس حالت انتخابی ارسال ایمیل

حالت الف) استفاده از سرویس پیش‌فرض سیناوب

اگر وضعیت ارسال ایمیل روی «حالت پیش‌فرض» تنظیم شده است، به این معناست که نشریه از زیرساخت ایمیل مشترک و استاندارد سامانه سیناوب استفاده می‌کند.

حالت ب) استفاده از ایمیل سرور شخصی (SMTP اختصاصی)

اگر وضعیت روی «ایمیل سرور شخصی» تنظیم شده است، نشریه از سرویس ایمیل سازمانی یا اختصاصی استفاده می‌کند.

سناریوی ۱: نتیجه تست «موفق» (Successful) است، اما ایمیل به دست کاربر نمی‌رسد.
این نتیجه نشان می‌دهد که ارتباط بین سامانه سیناوب و سرور ایمیل شما برقرار است و ایمیل با موفقیت از سامانه تحویل سرور شما شده است. بنابراین، مشکل در سمت سرور ایمیل اختصاصی یا مقصد نهایی است. موارد زیر را بررسی کنید:

  1. پوشه هرزنامه (Spam/Junk): از کاربر بخواهید این پوشه را بررسی کند.
  2. لاگ‌های سرور ایمیل: از واحد فنی سازمان یا مسئول مربوطه درخواست کنید به پنل مدیریت هاست یا سرور ایمیل خود مراجعه کرده و Mail Logs را برای ردیابی ایمیل ارسالی بررسی کنید.

سناریوی ۲: نتیجه تست «ناموفق» (Failed) است.
این نتیجه نشان‌دهنده قطع ارتباط یا رد شدن درخواست توسط سرور ایمیل مقصد است.

  1. اقدام فوری: در پنجره پیام خطا، روی کلمه «جزئیات» (Details) کلیک کنید.
  2. تحلیل گزارش فنی: متن گزارش فنی (Technical Log) ظاهر شده را کپی کرده و برای واحد فنی ارائه‌دهنده سرور ایمیل اختصاصی خود ارسال نمایید. این گزارش دقیقاً به آن‌ها نشان می‌دهد که چرا سرورشان درخواست سامانه سیناوب را رد کرده است (مثلاً: Authentication Failed یا Connection Refused).

شایع‌ترین علت خطا در این حالت:
وارد کردن اطلاعات نادرست SMTP در تنظیمات سامانه است. لطفاً موارد زیر را با دقت و بدون فاصله اضافی (Space) از ارائه‌دهنده سرویس ایمیل خود استعلام و مجدداً وارد کنید:

نکته حیاتی و بسیار مهم (قانون تطابق ایمیل)

در شرایطی که از «ایمیل سرور شخصی» استفاده می‌کنید، یک قانون سخت‌گیرانه امنیتی وجود دارد که رعایت نکردن آن منجر به شکست قطعی در ارسال ایمیل می‌شود:

آدرس ایمیلی که در بخش «تنظیمات ارسال ایمیل» به عنوان فرستنده وارد می‌کنید، باید دقیقاً با «ایمیل اصلی نشریه» که در بخش «تنظیمات اصلی» ثبت شده است، یکسان باشد.

پایان راهنما
در صورتی که پس از بررسی تمام موارد فوق، مشکل همچنان پابرجا بود، لطفاً گزارش تست ناموفق (شامل بخش جزئیات) را به همراه اسکرین‌شات از تنظیمات برای تیم پشتیبانی سیناوب ارسال نمایید.

 

راهنمای جامع به‌روزرسانی تنظیمات دامنه و رفع مشکل عدم دسترسی به وب‌سایت نشریه

راهنمای جامع به‌روزرسانی تنظیمات دامنه و رفع مشکل عدم دسترسی به وب‌سایت نشریه

مقدمه و بیان مسئله:

پیرو به‌روزرسانی‌های کلان زیرساختی و ارتقای سرورهای سامانه نشریات علمی سیناوب (که از دی‌ماه ۱۴۰۴ اجرایی شده است)، ممکن است وب‌سایت برخی از نشریات به دلیل قدیمی بودن تنظیمات DNS (آدرس‌دهی دامنه) دچار اختلال شده و در دسترس نباشد. برای رفع این مشکل و اتصال مجدد دامنه به سرورهای جدید، نیاز است تا تنظیمات دامنه شما به‌روزرسانی شود.

این راهنما به شما کمک می‌کند تا بدون نیاز به دانش پیچیده شبکه، این انتقال را به درستی انجام دهید.

گام اول: دریافت اطلاعات و تأیید دامنه

قبل از هرگونه تغییری، باید هویت نشریه شما در سرورهای جدید سیناوب ثبت شود.

  1. با همکاران پشتیبانی فنی سیناوب تماس بگیرید (یا تیکت ارسال کنید).
  2. آدرس دقیق وب‌سایت نشریه خود مثلاً journal.youruniversity.ac.ir   را به آن‌ها اعلام کنید.
  3. پس از بررسی، آدرس IP سرور جدید و تنظیمات اختصاصی مربوط به نشریه شما توسط پشتیبانی تأیید و ارسال خواهد شد.

گام دوم: انتخاب روش اعمال تنظیمات

بسته به اینکه دامنه نشریه شما چگونه مدیریت می‌شود، باید یکی از دو مسیر زیر را انتخاب کنید:

مسیر الف) اعمال تنظیمات از طریق CDN

اگر DNS سرور اختصاصی ندارید، بهترین و سریع‌ترین راه استفاده از یک CDN (شبکه توزیع محتوا) معتبر مانند پارس‌پک یا ابر آروان است.

مرحله ۱: ثبت‌نام و افزودن دامنه به CDN

  1. به وب‌سایت سرویس‌دهنده CDN مورد نظر (مثلاً پارس‌پک یا ابر آروان) مراجعه کرده و یک حساب کاربری ایجاد کنید.
  2. در پنل کاربری، به بخش CDN یا مدیریت دامنه‌ها رفته و گزینه افزودن دامنه جدید را انتخاب کنید.
  3. آدرس دامنه نشریه خود را وارد کنید.

مرحله ۲: تغییر نیم‌سرورها (Nameservers)
پس از افزودن دامنه، CDN به شما دو آدرس نیم‌سرور مثلاً ns1.parspack.com و ns2.parspack.com می‌دهد.

  1. این دو آدرس را کپی کنید.
  2. به پنل مدیریت دامنه خود (برای دامنه‌های .ir باید به سایت nic.ir مراجعه کرده و از بخش «دامنه‌ها» > «مدیریت نیم‌سرورها» اقدام کنید) وارد شوید.
  3. نیم‌سرورهای قبلی را پاک کرده و دو نیم‌سرور جدید دریافتی از CDN را وارد و ذخیره کنید.

مرحله ۳: تعریف رکوردهای DNS در پنل CDN
پس از اینکه دامنه در پنل CDN شما فعال شد، باید مسیر ورودی ترافیک را به سرور سیناوب هدایت کنید:

  1. در پنل CDN، به بخش رکوردهای DNSیا مدیریت DNS دامنه خود بروید.
  2. دو رکورد از نوع A باید ایجاد کنید:
    • نام/Host: @ نماد ریشه دامنه
    • نوع/Type: A
    • مقدار/Value/IP: 46.245.68.166 (یا آی‌پی که پشتیبانی سیناوب به شما داده است
    • نام/Host: www
    • نوع/Type: A
    • مقدار/Value/IP: آی پی که پشتیبانی سیناوب به شما داده است   

هشدار بسیار مهم در خصوص سرویس ابری/پروکسی (Cloud/Proxy):
هنگام ایجاد یا ویرایش این رکوردها در پنل CDN (مانند ابر آروان یا پارس‌پک)، حتماً توجه داشته باشید که گزینه «سرویس ابری»، «پروکسی» یا «CDN» برای این رکوردها باید کاملاً خاموش (Off / DNS Only) باشد.
دلیل: در سرویس‌دهندگانی مانند ابر آروان، به صورت پیش‌فرض این سرویس روشن است (آیکون ابر آبی). اگر این سرویس روشن بماند، ترافیک به جای سرور اصلی سیناوب، به IPهای شرکت CDN هدایت می‌شود و سامانه نشریات با خطای عدم دسترسی یا خطاهای امنیتی مواجه خواهد شد. رکورد باید به صورت DNS Only (فقط DNS) تنظیم شود تا IP مستقیماً به سرور سیناوب اشاره کند.

  1. پس از خاموش کردن پروکسی و وارد کردن IP صحیح، تنظیمات را ذخیره کنید.

مسیر ب) اعمال تنظیمات روی DNS سرور اختصاصی (ویژه سازمان‌ها و دانشگاه‌ها)

اگر نشریه شما متعلق به سازمانی است که DNS سرور اختصاصی دارد و نیم‌سرورهای دامنه روی سرورهای داخلی خودتان تنظیم است، نیازی به CDN ندارید.

  1. با هماهنگی واحد فناوری اطلاعات (IT) سازمان/دانشگاه خود، همکاران فنی سازمان باید به پنل مدیریت DNS وارد شوند و تنظیمات دریافتی را اعمال کنند.
  2. رکوردهای موجود از نوع A یا Cname که مربوط به ساب‌دامین نشریه هستند را پیدا کنید.
  3. مقدار (Value/IP) رکوردهای @ و www را ویرایش کرده و به آدرس IP جدید اعلام شده توسط سیناوب (مثلاً 46.245.68.166 (برای رکورد نوع A) یا آدرس j1.sinaplus.ir (برای رکورد نوع Cname) تغییر دهید.
  4. تغییرات را Save کرده و صبر کنید تا رکورد‌ها در سطح شبکه اینترنت منتشر شود.

گام سوم: اطلاع‌رسانی و نهایی‌سازی

انجام تنظیمات از سمت شما به تنهایی کافی نیست. سرورهای سیناوب باید دامنه شما را در زیرساخت جدید شناسایی و پیکربندی کنند.

  1. پس از اطمینان از اعمال رکوردها، مجدداً با پشتیبانی سیناوب تماس بگیرید.
  2. اعلام کنید که تنظیمات DNS روی IP جدید انجام شده است.
  3. کارشناسان فنی سیناوب، تنظیمات نهایی (مانند فعال‌سازی گواهی SSL، تنظیمات وب‌سرور و...) را از سمت سرورهای اصلی انجام داده و وب‌سایت شما را در دسترس قرار خواهند داد.

نکات بسیار مهم و عیب‌یابی نهایی

  1. خاموش بودن پروکسی/CDN: همان‌طور که در مرحله ۳ ذکر شد، اگر از CDN استفاده می‌کنید، حیاتی‌ترین نکته خاموش بودن سرویس پروکسی روی رکوردهای DNS است. روشن بودن آن شایع‌ترین دلیل عدم اتصال صحیح پس از تغییر IP است.
  2. زمان انتظار (DNS Propagation): تغییرات DNS بلافاصله اعمال نمی‌شوند. پس از انجام تنظیمات، ممکن است تا ۲۴ الی ۴۸ ساعت طول بکشد تا وب‌سایت برای همه کاربران در سراسر کشور باز شود. صبور باشید و از باز کردن مکرر صفحه خودداری کنید.
  3. پاک کردن کش مرورگر: اگر وب‌سایت برای شما باز نمی‌شود اما پشتیبانی تأیید می‌کند که تنظیمات درست است، حتماً Cache مرورگر خود را پاک کنید یا وب‌سایت را در حالت Incognito (ناشناس) بررسی کنید.
  4. مشکلات گواهی امنیتی (SSL/HTTPS): در حین جابجایی تنظیمات دامنه، ممکن است به طور موقت با خطای «امن نبودن سایت» (Not Secure) مواجه شوید. این موضوع طبیعی است و پس از نهایی‌سازی تنظیمات توسط تیم سیناوب (گام سوم)، قفل سبز رنگ امنیت در مرورگر فعال خواهد شد.

پایان راهنما
در صورت بروز هرگونه خطا در حین تنظیمات، پیش از ایجاد تغییرات بیشتر، با تیم پشتیبانی سیناوب مشورت نمایید تا از اعمال تنظیمات اشتباه که منجر به قطعی کامل دامنه می‌شود، جلوگیری گردد.

 

 

راهنمای رفع مشکل عدم نمایش تغییرات ظاهری در سامانه‌های سیناوب

راهنمای رفع مشکل عدم نمایش تغییرات ظاهری در سامانه‌های سیناوب

گاهی اوقات پس از اعمال تغییرات در تنظیمات ظاهری نشریه (مانند تغییر رنگ‌بندی، آپلود لوگوی جدید، یا ویرایش بخش‌هایی از قالب یا تم سایت)، این تغییرات بلافاصله در صفحه اصلی یا پنل کاربری نمایش داده نمی‌شوند و همچنان ظاهر قدیمی سایت قابل مشاهده است.
این مشکل معمولاً به دلیل عملکرد «حافظه پنهان» یا «کش» (Cache) مرورگر یا سرویس‌های واسط (مانند CDN) رخ می‌دهد. مرورگرها برای افزایش سرعت بارگذاری صفحات، فایل‌های استایل (CSS) و تصاویر را در سیستم کاربر ذخیره می‌کنند و در مراجعات بعدی، به جای دریافت فایل جدید از سرور، فایل قدیمی ذخیره‌شده را نمایش می‌دهند.

این راهنما به شما کمک می‌کند تا با چند گام ساده، این مشکل را برطرف کرده و تغییرات جدید را مشاهده نمایید.

گام اول: بارگذاری مجدد - سریع‌ترین راهکار

ساده‌ترین و مؤثرترین روش برای نادیده گرفتن کش مرورگر و دریافت نسخه تازه صفحه از سرور، استفاده از کلیدهای میانبر است.

نکته: پس از انجام این کار، ممکن است بارگذاری صفحه یک یا دو ثانیه بیشتر از حالت عادی طول بکشد؛ این نشانه خوبی است و به این معناست که مرورگر در حال دریافت فایل‌های به‌روز از سرور سیناوب است.

گام دوم: تست در حالت ناشناس (Incognito / Private )

اگر با انجام گام اول همچنان تغییرات را مشاهده نمی‌کنید، برای اطمینان از اینکه مشکل صرفاً از کش مرورگر شماست، سایت را در یک پنجره ناشناس باز کنید:

  1. در مرورگر خود (کروم، فایرفاکس یا اج)، کلیدهای Ctrl + Shift + N (در کروم/اج) یا Ctrl + Shift + P (در فایرفاکس) را فشار دهید.
  2. آدرس سایت نشریه را در این پنجره جدید وارد کنید.

گام سوم: پاک‌سازی دستی کش مرورگر (در صورت عدم پاسخگویی گام اول)

اگر بارگذاری مجدد جواب نداد، باید کش را به صورت دستی پاک کنید:

  1. در مرورگر Google Chrome یا Microsoft Edge، کلیدهای Ctrl + Shift + Delete را هم‌زمان فشار دهید.
  2. در پنجره باز شده، بازه زمانی (Time range) را روی All time (همه زمان‌ها) قرار دهید.
  3. تیک گزینه‌های دیگر را بردارید و فقط تیک گزینه Cached images and files (تصاویر و فایل‌های ذخیره‌شده) را فعال نگه دارید. (پاک کردن Cookies یا Passwords توصیه نمی‌شود زیرا باعث خروج شما از حساب کاربری می‌شود).
  4. روی دکمه Clear data (پاک‌سازی داده‌ها) کلیک کنید.
  5. صفحه نشریه را به طور کامل بسته و مجدداً باز کنید.

گام چهارم: بررسی کش سرویس‌های واسط (CDN) - مخصوص نشریاتی که از CDN استفاده می‌کنند

اگر دامنه نشریه شما روی سرویس‌هایی مانند ابر آروان یا پارس‌پک تنظیم شده است، ممکن است فایل‌های قدیمی در سرورهای آن شرکت ذخیره (Cache) شده باشند. در این حالت، پاک کردن کش مرورگر شما کمکی نمی‌کند.

گام پنجم: زمان‌بندی سیستمی

در برخی موارد، پس از ذخیره تنظیمات در پنل مدیریت سیناوب، سیستم نیاز به چند لحظه زمان دارد تا فایل‌های استایل (CSS) جدید را در پس‌زمینه تولید و جایگزین کند.

چه زمانی با پشتیبانی تماس بگیریم؟

اگر تمام مراحل فوق (به‌ویژه تست در حالت ناشناس و پاک‌سازی کش CDN) را انجام دادید و همچنان تغییرات اعمال‌شده در پنل مدیریت، در سایت نمایش داده نمی‌شود، ممکن است یک خطای فنی در کدهای قالب یا باگی در سیستم رخ داده باشد. در این صورت، لطفاً موارد زیر را برای پشتیبانی فنی سیناوب ارسال کنید:

  1. نام و نسخه مرورگر مورد استفاده (مثلاً: Chrome Version 120).
  2. اسکرین‌شاتی از تنظیماتی که اعمال کرده‌اید.
  3. تأییدیه اینکه تست در حالت Incognito نیز ناموفق بوده است.

 

راهنمای رفع خطای «Not Secure» (امن نبودن اتصال) و مشکلات گواهی SSL

راهنمای رفع خطای «Not Secure» (امن نبودن اتصال) و مشکلات گواهی SSL

مقدمه و بیان مسئله:
هنگام مراجعه به وب‌سایت نشریه، اگر در نوار آدرس مرورگر (کنار آدرس سایت) با پیام «Not Secure» (عدم امنیت)، یک قفل شکسته یا یک مثلث هشدار زرد رنگ یا هشدار قرمز رنگ مواجه شوید، به این معناست که ارتباط بین مرورگر کاربر و سرور سامانه به درستی رمزنگاری نشده است (استفاده از http به جای https) یا گواهی امنیتی (SSL) سایت دچار اختلال یا انقضا شده است.
این موضوع نه تنها باعث نگرانی نویسندگان و داوران هنگام ورود به حساب کاربری می‌شود، بلکه از نظر موتورهای جستجو (SEO) نیز به اعتبار علمی و رتبه نشریه آسیب می‌زند.

از آنجا که مدیریت، صدور و تمدید گواهی‌های امنیتی نیازمند دسترسی‌های سطح سرور و پیکربندی‌های تخصصی است، در صورت مشاهده این خطا، بهترین و سریع‌ترین راهکار، ارجاع موضوع به تیم فنی سیناوب می‌باشد.

اقدام اصلی: تماس با پشتیبانی فنی سیناوب

برای حل سریع و اصولی مشکل SSL، لطفاً از طریق سیستم تیکتینگ یا تماس تلفنی با همکاران پشتیبانی فنی سیناوب در ارتباط باشید.

برای اینکه تیم فنی بتواند در کوتاه‌ترین زمان ممکن مشکل را ریشه‌یابی و برطرف کند، لطفاً اطلاعات زیر را دقیقاً در درخواست خود ذکر نمایید:

  1. آدرس دقیق وب‌سایت: (مثلاً https://journal.youruniversity.ac.ir)
  2. متن دقیق خطای گواهی: روی پیام «Not Secure» یا قفل شکسته در نوار آدرس مرورگر کلیک کنید، به بخش Certificate (گواهی) یا Connection is not secure بروید و کد یا متن خطا را یادداشت کنید.
    (    مثال‌های رایج: NET::ERR_CERT_DATE_INVALID به معنی انقضای گواهی، یا ERR_CERT_AUTHORITY_INVALID به معنی نامعتبر بودن صادرکننده گواهی)
  3. اسکرین‌شات: یک تصویر واضح از نوار آدرس مرورگر که خطا را نشان می‌دهد، ضمیمه درخواست خود کنید.

اقدام تیم فنی سیناوب:
پس از دریافت اطلاعات شما، کارشناسان فنی با بررسی لاگ‌های سرور، نسبت به صدور، نصب یا تمدید گواهی SSL (معمولاً از طریق Let's Encrypt یا گواهی‌های سازمانی) اقدام کرده و تنظیمات وب‌سرور را برای اجباری کردن پروتکل امن HTTPS پیکربندی خواهند کرد.

نکات بسیار مهم و عیب‌یابی تکمیلی

تیم پشتیبانی سیناوب همواره آماده است تا در کوتاه‌ترین زمان ممکن، امنیت و پایداری ارتباطی نشریه شما را تضمین نماید.

 

راهنمای جامع عیب‌یابی و رفع خطاهای ارسال متادیتا به پایگاه استنادی ISC

راهنمای جامع عیب‌یابی و رفع خطاهای ارسال متادیتا به پایگاه استنادی ISC

مقدمه و بیان مسئله:
ارسال خودکار اطلاعات نشریات (متادیتا) به پایگاه‌های استنادی معتبر مانند ISC، نیازمند رعایت استانداردهای دقیق کتابخانه‌ای است. در صورتی که هنگام ارسال یک شماره از نشریه به ISC با خطا مواجه شوید، به این معناست که اطلاعات یک یا چند مقاله دارای نواقص اساسی است و سیستم ISC آن‌ها را به عنوان داده‌های ناقص رد کرده است.
این راهنما به شما کمک می‌کند تا پیام خطای ISC را به درستی تحلیل کرده، مقالات معیوب را شناسایی و ویرایش نمایید و در نهایت شماره را با موفقیت ارسال کنید.

گام اول: تحلیل و رمزگشایی پیام خطای ISC

وقتی روی دکمه ارسال به ISC کلیک می‌کنید، در صورت وجود نقص، سیستم یک گزارش خطا به شما نمایش می‌دهد. این گزارش معمولاً شامل دو بخش کلیدی است که باید به دقت آن‌ها را بخوانید:

  1. عنوان خطا (نوع نقص): در ابتدای خطا، نام فیلدی که دچار مشکل است نوشته شده است. مانند:
  2. مقالات دارای نقص: در زیرِ عنوان خطا، معمولاً عنوان یا شناسه مقالاتی که این نقص در آن‌ها وجود دارد، لیست شده است.

مثال عملی:
اگر پیام خطا به این شکل بود:
خطا در بخش مراجع (References):

این یعنی در دو مقاله ذکر شده، یا بخش مراجع کاملاً خالی است، یا فرمت ارجاعات با استانداردهای مورد قبول ISC مطابقت ندارد.

گام دوم: شناسایی و رفع نواقص مقالات

پس از اینکه متوجه شدید کدام مقالات و در کدام بخش‌ها نقص دارند، باید وارد پنل مدیریت شده و آن‌ها را ویرایش کنید.

مسیر دسترسی برای ویرایش مقالات:

  1. وارد سامانه شوید و با نقش «ناشر» (Publisher) وارد پنل مدیریت گردید.
  2. از منوی نقش ناشر، به بخش فهرست مقالات منتشر شده مراجعه کنید.
  3. با استفاده از عنوان یا شناسه‌هایی که در گزارش خطای ISC یادداشت کرده‌اید، مقالات مورد نظر را در لیست جستجو و پیدا کنید.
  4. روی گزینه ویرایش (آیکون مداد یا دکمه ویرایش) در مقابل هر مقاله کلیک کنید.
  5. به تب یا بخشی که در پیام خطا به آن اشاره شده بود (مثلاً مراجع، یا چکیده انگلیسی) بروید و اطلاعات ناقص را تکمیل یا اصلاح کنید.

نکته بسیار مهم: پس از تکمیل اطلاعات، حتماً در پایین صفحه روی دکمه «ذخیره» کلیک کنید تا تغییرات در پایگاه داده ثبت شود.

گام سوم: ارسال مجدد شماره به ISC

پس از اینکه نواقص تمام مقالات ذکر شده در گزارش خطا را برطرف کردید، باید فرآیند ارسال را از ابتدا انجام دهید:

  1. در پنل نقش «ناشر»، به بخش مدیریت شماره‌های نشریه بروید.
  2. شماره‌ای که قصد ارسال آن را دارید پیدا کنید.
  3. روی دکمه زرد رنگ « ISC» کلیک کنید.
  4. اگر تمام نواقص برطرف شده باشند، سیستم پیام موفقیت‌آمیز بودن عملیات را نمایش خواهد داد و متادیتا به سرورهای ISC ارسال می‌گردد.
  5. توجه: اگر همچنان خطایی وجود داشته باشد، سیستم مجدداً گزارش جدیدی ارائه می‌دهد که باید آن را نیز برطرف نمایید تا زمانی که ارسال با موفقیت (بدون خطا) انجام شود.

 

چک‌لیست طلایی برای پیشگیری از خطاهای ISC (Best Practices)

برای اینکه در آینده هنگام ارسال شماره‌ها با این خطاها مواجه نشوید، پیشنهاد می‌شود قبل از نهایی کردن و انتشار هر شماره، سردبیر یا مدیر نشریه چک‌لیست زیر را برای تک‌تک مقالات بررسی کند. پایگاه ISC معمولاً روی موارد زیر حساسیت ویژه‌ای دارد:

  1. چکیده و کلمات کلیدی انگلیسی: وجود چکیده انگلیسی روان و حداقل ۳ تا ۵ کلمه کلیدی انگلیسی برای تمام مقالات (به‌ویژه مقالات فارسی) الزامی است.
  2. بخش مراجع (References): لیست منابع باید کامل باشد و ترجیحاً از فرمت‌های استاندارد (مانند APA یا Vancouver) پیروی کند. از قرار دادن لینک‌های خام در بخش مراجع خودداری کنید.
  3. اطلاعات کامل نویسندگان: نام، نام خانوادگی، و از همه مهم‌تر مرتبه علمی (Academic Rank) و دانشگاه/موسسه محل خدمت (Affiliation) تمامی نویسندگان باید به دقت وارد شده باشد.
  4. چکیده فارسی: برای مقالات انگلیسی نیز معمولاً وجود چکیده فارسی یا حداقل ترجمه عنوان و چکیده الزامی است.
  5. تطابق فایل PDF و متادیتا: اطلاعاتی که در فیلدهای سامانه سیناوب وارد می‌کنید باید دقیقاً با اطلاعات داخل فایل PDF نهایی مقاله یکسان باشد.

با رعایت دقیق استانداردهای ورود اطلاعات، فرآیند نمایه‌سازی نشریه شما در پایگاه ISC به صورت خودکار و بدون نیاز به مکاتبات دستی با کارشناسان آن پایگاه انجام خواهد شد.

 

دامنه، CDN و دسترسی

1. دامنه نشریه را از کجا و چگونه تهیه کنیم؟

برای راه‌اندازی سایت نشریه به یک دامنه (آدرس اینترنتی) نیاز دارید که دو حالت دارد: دامنه مستقل (مانند example.ir) که باید خودتان خریداری کنید، یا زیردامنه سازمان (مانند journal.university.ac.ir) که واحد IT سازمان شما ایجاد می‌کند. دامنه‌های ir را می‌توانید از ایرنیک (nic.ir) به صورت مستقیم یا از نمایندگی‌هایی مانند پرشین رجیستر (persianregister.ir) خریداری کنید. مالکیت دامنه به نام خودتان یا سازمانتان ثبت می‌شود و حساب کاربری آن را نزد خود نگه دارید؛ زیرا برای تمدید سالانه و تغییر تنظیمات به آن نیاز خواهید داشت. انقضای دامنه یکی از شایع‌ترین دلایل از دسترس خارج‌شدن سایت نشریات است؛ پس تمدید به‌موقع آن را فراموش نکنید. پس از خرید، تنظیمات DNS دامنه باید طبق راهنمای سیناوب انجام شود. اگر امکان انجام این کار را ندارید، اطلاعات حساب ایرنیک را در اختیار پشتیبانی بگذارید تا همکاران ما تنظیمات را انجام دهند.

2. آیا می‌توانیم برای نشریه از Cloudflare استفاده کنیم؟

توصیه نمی‌شود. برخی سرویس‌های کلودفلر (Cloudflare) برای کاربران ایران تحریم هستند و همین موضوع باعث اختلال‌های مقطعی و گاه قطعی کامل در دسترسی به سامانه نشریه می‌شود. اگر دامنه نشریه شما در حال حاضر روی کلودفلر تنظیم شده و با مشکل دسترسی مواجه هستید، به احتمال زیاد علت همین است. راهکار، انتقال مدیریت DNS دامنه به سرویس‌دهنده‌های داخلی مانند پارس‌پک (parspack.com) یا ابرآروان (arvancloud.ir) است. مراحل کلی: در سرویس جدید ثبت‌نام کنید، دامنه را اضافه کنید، رکوردهای لازم را مطابق راهنمای سیناوب ایجاد کنید (دو رکورد A با عنوان‌های @ و www روی IP اعلام‌شده توسط پشتیبانی) و در نهایت NSهای دامنه را در پنل ایرنیک به سرویس جدید تغییر دهید. در صورت تصمیم به انتقال، به پشتیبانی اطلاع دهید تا تنظیمات دقیق و IP صحیح برای شما ارسال شود و پس از انتقال، صحت عملکرد بررسی گردد.

3. برای زیردامنه سامانه همایش چه رکوردی باید تنظیم شود؟

اگر برای همایش یا کنفرانس خود از سامانه همایش سیناوب استفاده می‌کنید و می‌خواهید آن را روی زیردامنه سازمان خود (مانند conf.university.ac.ir) قرار دهید، کافی است واحد IT سازمان یک رکورد CNAME برای آن زیردامنه تعریف کند و مقدار (Value) آن را برابر با آدرس زیر قرار دهد:

 

conf-book.sinaweb.net

 

پس از انجام این تنظیم، موضوع را به پشتیبانی سیناوب اطلاع دهید تا اتصال زیردامنه به سامانه همایش از سمت سرور انجام و بررسی شود. توجه داشته باشید که اعمال تغییرات DNS ممکن است تا چند ساعت زمان ببرد. هم‌زمان لازم است فرم راه‌اندازی همایش را تکمیل و ارسال کنید تا اطلاعات همایش (عنوان، تاریخ‌ها، محورها و …) در سامانه ثبت شود. در صورتی که به جای زیردامنه از دامنه مستقل استفاده می‌کنید، تنظیمات متفاوت است و باید رکوردهای A طبق راهنمای پشتیبانی تنظیم شود؛ در این مورد با پشتیبانی هماهنگ کنید.

4. چرا از خارج از کشور نمی‌توانیم وارد بخش مدیر سامانه شویم؟

به دلایل امنیتی، دسترسی به نقش مدیر سامانه از خارج از کشور به‌طور پیش‌فرض غیرفعال است. این محدودیت برای محافظت از تنظیمات حساس نشریات در برابر دسترسی‌های غیرمجاز اعمال شده است و فقط شامل پنل مدیریت می‌شود؛ کاربران عادی (نویسندگان، داوران) از همه کشورها به سایت و پنل خود دسترسی دارند. اگر سردبیر، کارشناس یا مدیر سامانه نشریه شما در خارج از کشور اقامت دارد یا به سفر می‌رود و نیاز به دسترسی مدیریتی دارد، کافی است نام کشور موردنظر را به پشتیبانی سیناوب اعلام کنید تا دسترسی از آن کشور برای سامانه شما باز شود. این کار معمولاً در همان روز انجام می‌شود. توجه: اگر پس از بازشدن دسترسی همچنان خطا مشاهده می‌کنید، ممکن است مشکل از تنظیمات DNS دامنه یا فیلترشکن (VPN) باشد؛ یک بار بدون VPN و با اینترنت محلی همان کشور تست کنید و در صورت ادامه مشکل، تصویر خطا را ارسال کنید.

5. دامنه ما روی سرور سازمان است و SSL ندارد؛ چه کنیم؟

اگر دامنه نشریه شما زیرمجموعه دامنه سازمانی است (مانند journal.university.ac.ir) و گواهی SSL آن توسط خود سازمان مدیریت می‌شود، برای فعال‌شدن HTTPS روی سامانه نشریه باید فایل گواهی SSL با فرمت pfx به‌همراه رمز (پسورد) فایل را از واحد IT سازمان دریافت کنید و برای پشتیبانی سیناوب ارسال نمایید تا روی سرور نصب شود. این گواهی معمولاً برای کل دامنه دانشگاه (Wildcard) صادر می‌شود و واحد IT آن را در اختیار دارد. توجه داشته باشید که گواهی‌های SSL تاریخ انقضا دارند و پس از هر تمدید توسط سازمان، باید فایل جدید مجدداً ارسال شود؛ در غیر این صورت کاربران با خطای «Not Secure» مواجه می‌شوند. اگر دامنه شما مستقل است و روی سرویس‌هایی مانند ابرآروان یا پارس‌پک مدیریت می‌شود، نیازی به این کار نیست و کافی است گواهی SSL رایگان را از پنل همان سرویس فعال کنید (راهنمای «رفع خطای Not Secure» را ببینید).

نخستین اقدامات هنگام از دسترس خارج شدن سایت

سایت چند روز است از دسترس خارج شده؛ از کجا شروع کنیم؟

ابتدا وضعیت دامنه را بررسی کنید: اگر دامنه منقضی شده باشد، با تمدید دامنه مشکل برطرف می‌شود. اگر دامنه اصلی سازمان (که زیردامنه نشریه روی آن است) در دسترس نباشد، ابتدا باید مشکل دامنه اصلی حل شود. وضعیت DNS را می‌توانید با ابزارهایی مثل ping.eu بررسی کنید.